Trang 20
SAU BÀI HỌC NÀY EM SẼ:
• Biết tạo mục lục cho văn bản và xuất bản văn bản dạng .pdf.
• Tạo mục lục cho Cẩm nang du lịch dạng .pdf.
| Khởi động
|
1. TẠO MỤC LỤC CHO VĂN BẢN
Mục lục là một trong những thành phần không thể thiếu đối với một văn bản có nhiều trang, nhiều mục như sách, truyện hay tiểu luận,... Khi văn bản đã được cấu trúc thành
các mục chính, tiểu mục, tiểu mục con,... và đã được áp dụng các mẫu định dạng tương ứng là Heading 1, Heading 2, Heading 3,... công cụ Table of Contents của phần mềm soạn thảo văn bản sẽ giúp tạo mục lục tự động một cách nhanh chóng, thuận tiện (Hình 4.2)
Hình 4.2. Nhóm lệnh Table of Corterts
Các mẫu mục lục được thiết kế sẵn trong công cụ Table of Contents thường mặc định với ba cấp độ phân mục như Hình 4.3. Có thể chỉnh sửa (thêm hoặc bới) số cấp độ này trong hộp thoại Table of Contents (Hình 4.4)
Hình 4.3. Các mẫu mục lục được thiết kế sẵn
Trang 21
Hình 4.4. Hộp thoại Table of Conlents
Xem trước kiểu hiển thị của mục lục trên trang in
Xem trước kiểu hiển thị của mục lục trên trang web
Tích chọn ô để số trang hiển thị ở sát lề bên phải
Chọn các mẫu định dạng có sẵn
Tăng/ giảm số cấp độ xuất hiện trong mục lục
Chọn kiểu kí tự nối giữa tên mục và số trang
Xem trước kiểu hiển thị của mục lục trên trang web
Tích chọn ô nếu muốn sử dụng siêu liên kết khi hiển thị trên trang web thay vì số trang
Mở hộp thoại Modify Style để chỉnh sửa định dạng văn bản mục lục
Sau khi tạo mục lục bằng công cụ Table of Contents, có thể định dạng mục lục cho đẹp mắt bằng các công cụ định dạng văn bản, định dạng đoạn văn bản,... đã học hoặc sử dụng hộp thoại Modify Style như trên Hình 4.4. Bên cạnh đó, một trong những ưu điểm hữu ích nhất khi sử dụng công cụ Table of Contents để tạo mục lục là có thể cập nhật tự động mọi thay đổi mỗi khi có sự thay đổi số trang do người sử dụng thêm vào hoặc bớt đi nội dung văn bản, hay thậm chí sửa lại tên các mục chính, tiểu mục, tiểu mục con,... Việc cập nhật nội dung mục lục được thực hiện trong hộp thoại Update Table of Contents như Hình 4.5.
Hình 4.5. Hộp thoại Update Table of Cortert
Tích chọn khi chỉ muốn cập nhật số trang
Tích chọn khi muốn cập nhật cả mục lục (bao gồm cả số trang và nội dụng các mục)
| • Sử dụng công cụ Table of Contents để tạo mục lục tự động. • Có thể định dạng, chỉnh sửa, cập nhật mục lục. |
Câu hỏi
Các phát biểu sau là đúng hay sai?
a) Sau khi tạo mục lục bằng công cụ Table of Contents, mọi thay đổi trong nội dung văn bản sẽ không thể cập nhật trên mục lục.
b) Có thể thay đổi được số cấp độ các mục xuất hiện trong mục lục.
Trang 22
2. XUẤT BẢN VĂN BẢN
| Hoạt động 1. Em đã bao giờ thấy một cuốn sách hay tài liệu xuất bản dưới dạng tệp .pdf chưa? Em có biết tại sao tác giả của tài liệu hoặc cuốn sách đó lại không để chúng ở dạng tệp văn bản .doc hay .docx? 2. Hãy chỉ ra những ưu điểm của việc xuất bản một tài liệu dưới dạng tệp .pdf mà em biết. Với những ưu điểm đó, em có muốn xuất bản Cẩm nang du lịch của nhóm mình dưới dạng một tệp .pdf không? |
Sau khi soạn thảo, trình bày, định dạng văn bản bằng phần mềm soạn thảo văn bản trước khi lưu hành văn bản rộng rãi, người ta thường xuất bản văn bản đó dưới dạng tệp .pdf bởi một số lí do sau:
- Văn bản .docx khi xuất bản sang dạng .pdf sẽ cố định được phong cách trình bày với các định dạng như phông chữ, vị trí của các đối tương trong văn bản như hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ,... Điều này cũng giúp văn bản hiển thị chính xác hơn trên các trình duyệt web hay thiết bị di động.
- Ở dạng .pdf, văn bản được bảo vệ khỏi việc chỉnh sửa hay sao chép tốt hơn ở dạng .docx.
Để xuất bản văn bản dưới dạng tệp .pdf, ta sử dụng lệnh Create PDF/XPS 
trong nhóm lệnh Export trong dải lệnh File của phần mềm soạn thảo văn bản.
Câu hỏi
Đâu là những ưu điểm của tệp văn bản dưới dạng .pdf so với tệp văn bản dưới dạng .docx?
a) Định dạng của tệp văn bản (phông chữ, vị trí hình ảnh,...) được cố định tốt hơn trong tệp .pdf:
b) Văn bản dạng .pdf sẽ được hiển thị chính xác hơn trên trang web hoặc các thiết bị di động.
c) Văn bản dạng .pdf bảo vệ văn bản khỏi việc sao chép cũng như chỉnh sửa tốt hơn văn bản dạng .docx.
d) Văn bản dạng .pdf được phép hiển thị miễn phí trên web.
THỰC HÀNH
Nhiệm vụ chung: Tạo mục lục cho Cẩm nang du lịch và xuất bản cuốn Cẩm nang du lịch dưới dạng tệp .pdf.
Nhiệm vụ 1: Tạo mục lục cho Cẩm nang du lịch
Hướng dẫn:
- Mở tệp văn bản Cẩm nang dụ lịch của nhóm. Lưu lại dưới tên Camnangdulich.<Tênnhóm>.<Ngày tạo>.docx.
- Cùng rà soát toàn bộ nội dung từ đầu tới cuối xem đã đầy đủ như dàn ý ban đầu chưa.
Trang 23
- Sửa các lỗi chính tả, lối định dạng liên quan tới ngắt trang; giãn cách dòng/đoạn; vị trí, bố cục các đổi tượng hình, ảnh, bảng biểu và các đối tượng khác.
- Tạo mục lục cho Cẩm nang du lịch theo các bước sau:
Bước 1: Tạo một trang văn bản trắng để chèn mục lục. Mục lục thường nằm ở trang thứ hai, sau trang bìa, hoặc trang cuối cùng của tệp văn bản.
Bước 2: Đưa con trỏ soạn thảo tới dòng đầu tiên của trang trắng vừa tạo.
Hình 4.6. Lệnh Table of Contents trên dải lệnh References
1. Chọn lệnh Table of Contents trên dải lệnh Refrencce
2. Chọn một mẫu mục lục được thiết kế sẵn trong danh sách
Sau khi tạo mục lục theo thiết kế có sẵn, mục lục sẽ có định dạng theo thiết kế như Hình 4.7.
Hình 4.7. Mục lục được tạo ra sau bước 2
Bước 3: Chỉnh sửa nội dung văn bản, cập nhật mục lục.
- Khi đã có mục lục, ta có thể đi tới bất kì mục nào trong văn bản một cách nhanh chóng bằng cách nhấn giữ phím Ctrl và nháy chuột tại tên mục đó. Con trỏ soạn thảo sẽ di chuyển tới mục đó trong văn bản.
- Sau khi mục lục đã được định dạng hợp lí, đẹp mắt, ta cần quan sát kĩ nội dung mục lục để xem có mục nào cần chỉnh sửa hay không. Nếu cần sửa lại nội dung một mục, chẳng hạn "Lim Mông - Lim Thái" thành "Lim Mông, ta không sửa trên mục lục, mà di chuyển tới mục đó trong văn bản bằng cách đã nêu trên, rồi chỉnh sửa lại tên mục đó. Sau khi sửa xong, chọn Update Table để cập nhật lại mục lục.
- Để cập nhật lại mục lục đã tạo khi có bất kì thay đổi gì trong nội dung văn bản, nháy chuột vào lệnh 
(Update table) trong nhóm lệnh Table of Contents trên dải lệnh References để mở hộp thoại Update Table of Contents. Sau đó, lựa chọn cách cập nhật phù hợp như đã học trên phần lí thuyết, rồi nháy nút OK trên hộp thoại. Nếu lựa chọn lệnh cập nhật lại cả mục lục 
(Update entire table), mục lục sẽ trở về định dạng mặc định.
Trang 24
Lưu ý: Khi em thấy thiếu hoặc thừa một mục nào đó trên mục lục, nghĩa là em đã áp dụng nhầm mẫu định dạng cho mục đó. Cách sửa lại như sau:
* Bổ sung một mục vào mục lục:
Bước 1: Chọn mục trong văn bản cần bổ sung vào mục lục.
Bước 2:
Cách 1: Chọn mẫu định dạng phù hợp đẻ áp dụng, ví dụ: Heading 1, Heading 2 hoặc Heading 3.
Cách 2: Nháy chuột vảo lệnh Add Text trong nhóm lệnh Table of Contents, chọn mức độ phù hợp cho mục đó. Các cấp độ Level 1, Level 2 và Level 3 tương ứng với các mẫu định dạng lần lượt là Heading 1, Heading 2 và Heading 3.
Hình 4.8. Lệnh Add Text trong nihỏm lệnh Table of Contents
1. Nháy chọn lệnh Add Text
2. Chọn mức độ cho mục đang chọn để bổ sung vào mục lục
Bỏ mục đang chọn ra khỏi mục lục
Bước 3: Cập nhật lại mục lục.
* Loại một mục ra khỏi mục lục:
Bước 1: Chọn mục trong văn bản cần loại ra khỏi mục lục.
Bước 2:
Cách 1: Nháy chuột vào mẫu định dạng Normal 
trong nhóm lệnh Styles.
Cách 2: Nháy chuột vào lệnh 
(Do Not Show in Table of Contents) trong hộp chọn Add Text 
của nhóm lệnh Table of Contents trên dải lệnh References (Hình 4.8).
Bước 3: Cập nhật lại mục lục.
Nhiệm vụ 2: Xuất bản Cảm nang du lịch dưới dạng .pdf.
Hướng dẫn:
Bước 1: Kiểm tra văn bản trước khi xuất bản. Rà soát cẩn thận nội dung toàn văn bản, kể cả mục lục.
Bước 2: Nháy chọn dải lệnh File, rồi thực hiện lần lượt các lệnh sau:
Hình 4.9. Hộp thoại Export
1. Nháy chọn nhóm lệnh Export
2. Lựa chọn tạo văn bản dạng .pdf
3. Chọn lệnh tạo văn bản dạng .pdf
Trang 25
Khi hộp thoại Publish as PDF or XPS hiện ra, thực hiện các lệnh sau:
Hình 4.10. Hộp thoại Publsh as PDF or XPS
4. Chọn vị trí lưu tệp văn bản
5. Đặt tên tệp văn bản
6. Nháy chọn Publish
Tích chọn ô này khi muốn máy tính tự động mở tệp .pdf vừa tạo ngay sau khi hoàn thành xuất bản.
Bước 3: Kiểm tra văn bản dạng .pdf vừa tạo. Cả nhóm cùng rà soát và chỉnh sửa để hoàn thiện văn bản.
Chúc mừng nhóm các em đã hoàn thành sản phẳm Cẩm nang du lịch!
Hãy nhớ lưu lại bài làm của em.
LUYỆN TẬP
Hãy khám phá:
a) Cách thay đổi mẫu thiết kế của mục lục.
b) Cách định dạng văn bản mục lục bằng hộp thoại Modlf và các lựa chọn khác trong hộp thoại Table of Contents
c) Cách xoá mục lục khỏi văn bản.
d) Cách tạo văn bản dạng .pdf khác với cách đã hướng dẫn trong phần thực hành.
VẬN DỤNG
a) Gửi tệp Cẩm nang du lịch .pdf đã tạo qua email cho các bạn trong nhóm.
b) Xem tệp này trên một vài máy tính khác nhau và nhận xét nội dung, định dạng văn bản có bị thay đổi với mỗi máy tính hay không?
c) Tải tệp đó lên Internet, kiểm tra chất lượng tệp khi mở trên Intemet.
4) Khi chắc chắn nhóm em đã ưng ý với sản phẩm này, hãy in chúng ra để sẵn sàng mang tới Hội chợ du lịch Ba miền. Chúc nhóm em thành công!
